ফ্যাক্স মেশিন যেভাবে কাজ করে যে মেশিন থেকে ফ্যাক্স পাঠানো হবে সেটি একটি টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত থাকে যেটি অপর পাশের কোন ফ্যাক্স মেশিনে তথ্যা আদান-প্রদানের মাধ্যম হিসেবে কাজ করে। প্রেরক মেশিনটি টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে কল করে প্রাপক মেশিনটিকে। এরপর প্রাপক মেশিনটি ফ্যাক্সটি গ্রহণ করে এবং এর সাথে সংযুক্ত প্রিন্টারের সাহায্যে প্রিন্ট করে নেয়। উন্নত দেশগুলোতে ব্রিটিশ বিজ্ঞানী টিমোথি বার্নার্স লী ইন্টারনেট আবিস্কারের পূর্বে এই পদ্ধতিতেই তথ্য বিশেষতঃ ডকুমেন্ট আদান-প্রদান হত। এজন্য প্রেরক প্রথমে ডকুমেন্টটিকে টাইপ করত এরপর ফ্যাক্স মেশিনে স্ক্যান করে প্রাপকের ঠিকানায় পাঠাত। প্রাপকের ফ্যাক্স মেশিন প্রাপ্ত ফ্যাক্সটিকে প্রিন্ট করত এবং প্রাপক ডকুমেন্টটিকে নিজের কম্পিউটারে সংরক্ষণের জন্য হয়তো আবারো স্ক্যান করে কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতেন। এ পদ্ধতিতে অনেক সময় লাগত এবং বারবার একটি ডকুমেন্টকে স্ক্যান এবং প্রিন্ট করা লাগত বিধায় ডিজিটাল কপির কোয়ালিটি নষ্ট হত। আজকাল অবশ্য আমরা চাইলে ইমেইলের মাধ্যমে খুব সহজেই কোন ডিজিটাল ডকুমেন্টকে এটাচমেন্ট হিসেবে পাঠাতে পারি। অনেকে ফ্যাক্সকে সুরক্ষিত যোগাযোগ পদ্ধতি মনে করেন। কিন্তু, আসলে টেলিফোন লাইনে আড়ি পাতলে গোপনীয় ফ্যাক্সকেও চুরি করা যায়। এক্ষেত্রে ইমেইল অনেক বেশি সুরক্ষিত মাধ্যম। যেহেতু ফ্যাক্স মেশিনকে শুধুমাত্র টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত করা যায়, তাই একে ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত করার কোন মাধ্যম নেই। সুতরাং, অনলাইনের মাধ্যমে ফ্যাক্স করতে আমাদের এক ধরণের গেটওয়ের প্রয়োজন পড়বে যেটা ইন্টারনেটের মাধ্যমে ডকুমেন্ট গ্রহণ করতে পারবে এবং ফ্যাক্স মেশিনে এটি প্রেরণে সক্ষম হবে। এক্ষেত্রে আমাদের শুধু একে ডকুমেন্টটা দিতে হবে, বাকি ডায়ালিং এবং তথ্য প্রেরণের কাজগুলো এই গেটওয়েই করে নিবে। junk-scanner-and-fax-machine আপনি চাইলে আপনার কম্পিউটারের মাধ্যমেও ফ্যাক্স করতে পারেন। উইন্ডোজের সাথেই বাই ডিফল্ট ফ্যাক্স এবং স্ক্যান প্রোগ্রাম আছে। তবে এজন্য আপনার কম্পিউটারটি টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে এবং আপনার প্রয়োজন হবে একটি ডায়াল-আপ ফ্যাক্স মডেম। আপনার একটা ল্যান্ডলাইন টেলিফোন লাইনও প্রয়োজন পড়বে এবং ফ্যাক্স পাঠানোর সময় অন্যকেউ এই ফোনটি ব্যবহার করতে পারবে না। যদি আপনি অনেক বেশি পরিমাণে ফ্যাক্সের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদান করে থাকেন তবেই আলাদা কোন ফোন লাইন ব্যবহার করা যুক্তিসংগত হবে।আশা করি বুঝতে পেরেছেন।
